Så här tar du dig från kommunikationsstrategi till kommunikationsplan och enskilda aktiviteter

I vårt förra inlägg pratade vi om vägen från affärsmål till kommunikationsstrategi. Nu ska vi ta oss vidare i processen, och gå från kommunikationsstrategin till de enskilda aktiviteterna, via en kommunikationsplan.

En kort recap

Vi började processen med att skapa förståelse och samsyn kring företagets affärsmål och affärsstrategi. Baserat på den har vi sedan tagit fram en kommunikationsstrategi, som identifierar och sammanställer de sätt på vilka kommunikationen har potential att bidra till affärsmål och -strategi. Den innehåller även en så tydlig och rättvisande beskrivning som möjligt av det rådande läget vad gäller kommunikation, en beskrivning av företagets idealiska målbild i samma hänseende, och utmaningarna som vi kan identifiera på vägen mot den målbilden.

Baserat på detta kan vi nu resonera om vilka konkreta aktiviteter som behövs.

Media strategy

Vi börjar med att skapa en översikt över möjliga aktiviteter, vare sig de är små eller stora, billiga eller dyra, nära i tid eller långt borta, tydliga eller svårdefinierade. Vi kan samla dem genom workshops, genom att sammanställa tidigare aktivitetsförslag eller -planer, genom att inspireras av andra aktörer, med mera. 

Men det viktigaste och mest effektiva sättet är att kombinera er expertis och erfarenhet av branschen och er verksamhet med en partner som har samma expertis och erfarenhet av kommunikation – allra helst i direkta samtal, diskussioner, resonemang och gemensamma funderingar. Vare sig det kallas idégenerering, brainstorming eller något annat, så är det här – när vi samlar olika perspektiv, kompetenser och personligheter – som de mest effektiva, unika och spännande idéerna ofta uppstår.

Vår kommunikationsstrategi är under hela denna process en utmärkt gemensam referenspunkt, men fungerar också som ett inspirationsmaterial i sig självt. Genom att resonera om hur vi kan gå från nutid till idealläge blir det ofta lätt att upptäcka logiska möjligheter, eller till och med nödvändigheter.

Definiera aktiviteter

Vi definierar sedan aktiviteterna så väl som möjligt. Vilka av våra kommunikationsmål kan den här aktiviteten bidra till? Vad behövs för att genomföra den på ett sätt som ger så bra resultat som möjligt? Finns det någon begränsning i när, hur eller av vem den kan genomföras, och kan vi redan nu estimera en budget?

Vissa aktiviteter ser vi är orimliga eller bara inte bidrar tillräckligt till något av våra kommunikationsmål, och stryker. Någon aktivitet växer eller förändras, och vi behöver dela upp den i två eller fler aktiviteter. Andra aktiviteter närmar sig varandra, och slås ihop. I dessa beslut kan vi ofta hitta ny inspiration, och de diskussioner vi har här utmanar, förtydligar och fokuserar ofta vår kommunikation ytterligare.

Planera aktiviteter

Det sista steget är att planera vad som ska genomföras och därmed förvandlas till verklighet, och när. 

I vissa fall finns det en sedan tidigare bestämd budget att prioritera aktiviteterna utifrån, men ofta ser vi att vi i detta skede fått helt nya insikter om våra behov och möjligheter som faktiskt kan påverka det som tidigare bestämts.

Oavsett så uppdaterar vi aktivitetslistan utifrån tillgängliga resurser, både vad gäller ekonomi, tid och personal. I samband med detta börjar vi även planera aktiviteterna i en tidsplan. I ett första skede kan det röra sig om år och månader, och sedan kan vi bli mer och mer detaljerade för enskilda aktiviteter. 

Vissa insatser kanske är helt tidsbestämda, till exempel kommunikation inför en mässa, medan andra planeras baserat på bestämda intervall; att vi vill kommunicera någonting relaterat till vårt arbetsgivarerbjudande varannan vecka. Andra aktiviteter kanske är omöjliga att planera exakt i tid, men vi vet att de kommer ske i viss mån – ett vanligt fall är kommunikation i samband med ny affär eller en ny medarbetare.

Till slut landar vi i en kommunikationsplan, som beskriver omfattning, budget, utförande och tidpunkt för de olika aktiviteterna. Nu kan vi omsätta vår strategi i handling och resultat.

Sammanfattning

All kommunikation bör stötta och möjliggöra ett företags affärsmål och affärsstrategi. Därför behöver vi först skapa förståelse och samsyn för dessa. 

Baserat på affärsmålen och affärsstrategin kan vi sedan formulera kommunikationsmål och en mer och mer detaljerad kommunikationsstrategi, vars omfattning och detaljnivå anpassas för det specifika företagets behov och önskemål. 

Kommunikationsstrategin blir sedan en vägledning och ett verktyg för att generera, formulera, bedöma och prioritera aktiviteter som tillsammans utgör en kommunikationsplan, som även den varierar i omfattning och detaljnivå för att ge rätt stöd i det dagliga arbetet.

Vi har bara skrapat på ytan i dessa två artiklar, men vi hoppas att du fått en grundläggande förståelse för hur vi säkerställer att en verksamhet får maximalt värde av kommunikationens unika potential. Nu vill vi veta mer om just era behov.

Get in touch, så tar vi en första kaffe tillsammans!