Samuraj Dojo – Så här löser ett litet snack typ en miljon problem

Det började i att vi ville mera

Livet på kommunikationsbyrå kan vara speciellt.

Det kan snabbt svänga från tydliga beställningar med detaljerade specifikationer och hårda deadlines till total kreativ frihet för den egna utvecklingen. Från att känna mig som en värdefull och kanske till och med kritisk del av lösningen och gruppen, till att oroa mig över om jag överhuvudtaget levererar det mina kunder och medarbetare önskar och förväntar sig.

Den ena dagen kan det kännas ogörbart, andra dagen inte tillräckligt utmanande. Jag är för detaljstyrd ena veckan, men nästa vecka saknar jag tydlighet och känner mig vilsen bland prioriteringarna.
Jag vill ha tillräcklig tid för kundprojekt och lämna nöjda kunder i mitt kölvatten, men jag vill också ha tid att forma mitt framtida jag och utveckla företaget som jag själv är en del av.

Det är inte alltid lätt. Men vi vill göra det lättare.

Lösningen stavas (kanske) Dojo

Samuraj Dojo är en halvtimmeslång pratstund som hålls varannan vecka mellan en person på Samuraj och dennes närmast ansvariga – till exempel har våra designers sitt Dojosnack med vår creative director.

Ungefär detta försöker vi checka av varje gång, även om en stor del av poängen med Dojo är just flexibiliteten och att vi kan spendera varje tillfälle med det som känns viktigast just då:

• Hur mår jag? Är det något som stressar mig? Något som känns extra kul, jobbigt, förvirrande eller spännande? Ibland kan även något i privatlivet påverka jobbet, eller tvärtom, och det här är ett bra tillfälle att kunna prata om det, förhoppningsvis förstå det, och i bästa fall lösa det.
  
• Hur har arbetsbelastningen sett ut och hur verkar den bli framåt? Genom att synka förväntningar och förutsättningar så försöker vi göra det möjligt för alla att gå hem varje dag och känna sig trygga i det vi bidrar med både till kunder och till Samuraj. Här har vi tillfälle att stämma av läget och se till att vi har en lagom utmanande mängd och nivå av jobb, och att det arbete vi gör håller rätt kvalitet och får önskad effekt.
  
• Vilka projekt kan jag göra för min egen och Samurajs utveckling? Att ge interna projekt den uppmärksamhet och struktur de förtjänar är en utmaning för många företag. I Dojosamtalen resonerar vi om vad som är bäst att ta tag i när det blir en paus mellan kundprojekten, och ser till att göra verklighet av det vi snackat om på utvecklingssamtal eller konferenser.
  
• Finns det något nytt jag behöver veta? Det finns en uppsjö av kreativa och administrativa processer hos en kommunikationsbyrå. Vissa kanske fortfarande bara är idéer, andra är under utveckling, och vissa är vedertagna och testade sedan länge. Här kan vi sprida ny information och nya processer, diskutera otydligheter, och se till att organisationen fungerar smidigt utan att vi behöver samla hela företaget för att förmedla eller reda ut information som bara rör vissa roller eller personer.
  
• Har vi någon feedback till varandra? Ofta händer det saker i vardagen – på möten, i ett enskilt projekt eller i ett visst samtal – som lätt glöms bort över tid men som kan ha stor påverkan på måendet och på arbetet på både kort och lång sikt. Här har vi ett tillfälle att fånga upp de små men ändå ack så viktiga sakerna för att kunna resonera om dem, förstå varandras tankesätt och känslor, och förhoppningsvis kunna lära oss något av dem.

Det absolut mest kritiska tror vi dock är att det finns en stund dedikerad till att bara lyssna och se varandra och förstå varandras stolthet, glädje, frustration, stress, nervositet, spänning, hopp, oro, och mycket mer. Och hinna snacka lite om vad som händer i helgen.

Det här hoppades vi på

När vi satte ihop den här jätteenkla lösningen på jättesvåra problem så hade vi såklart skyhöga förhoppningar. Ungefär detta tyckte vi var rimligt att vänta sig som resultat:

• Vi ska få bättre förutsättningar att må bra som människor och i våra yrkesroller.
• Det som önskas, diskuteras och bestäms vid olika årliga eller större samtal, som konferenser eller utvecklingssamtal, ska bli verklighet, både vad gäller Samurajs och individens utveckling.
• Vi ska känna större trygghet och förståelse kring förväntningar på oss själva och varandra och hur vi lever upp till dem.
• Varje person ska få bättre och tydligare utrymme och struktur för att kunna bidra med sitt eget perspektiv, kreativitet och sina färdigheter till Samurajs varumärke och utveckling.

Hur har det funkat hittills då? Vi tog tillfället i akt att ge oss själva en mikrorecension av konceptet, och pratade med några av våra medarbetare för att få deras tankar om Dojo:

“Det känns bra att få en avsatt tid att prata om saker som inte har med något särskilt projekt att göra, och utan Dojo tror jag det skulle kännas stressigare, och att saker tappats bort som man egentligen velat prata om eller göra något åt. Det känns som att det som tas upp blir action ganska direkt. Och det låter mig gå in i helgen utan något vilande över axlarna, utan orosmoment; det som behöver pratas igenom har pratats igenom.”
– Miranda Risvall, grafisk designer

“Jag tycker det är superbra, som ett Medarbetarsamtal Light™ egentligen. För egen del känns det skönt att veta att jag är på rätt spår. Det ger mig en bättre  medvetenhet om både det egna arbetet och vart jag är på väg, något som inte hade funkat lika bra utan struktur, om det bara pratats om på lunchen eller så. Det känns heller inte så himla formellt, även fast det finns en avbokad tid för det i kalendern så sitter vi inte och bockar av frågor, utan det är mer öppna samtal.”
– Filip Haraldsson, copywriter

“Jag tycker det är bra både för min egen utveckling och för att få lite lugn inombords med hur det går med arbetet, leveranser och sånt i stort. Jag får ett kvitto på att jag sköter mig haha! Det sporrar mig också att göra de där grejerna som jag vet att jag vill bli bättre på. Om två veckor ska vi sitta här och säga hur bra det gick, typ! Sen är det bara i allmänhet ett trevligt inslag i veckan där vi får prata av oss lite.”
– Rakel Karvonen, grafisk designer 

Vi jobbar aldrig på det sättet att vi säger att någonting är bestämt eller permanent, utan allt är öppet för utvärdering, förändring och förbättring. Men känslan hos oss är att Dojo faktiskt funkar, och att vi gärna fortsätter med det under överskådlig framtid.

Men varför kallar vi en pratstund för “Dojo”?

Ah, namnet. Dojo är ett japanskt ord för en plats där en färdighet eller konstart utvecklas och tränas. För oss så för det med sig en trevlig innebörd och känsla av att förbättring och utveckling kan – och kanske måste – samexistera med en trygghet och ett slags fridfullhet.

Och låt oss till slut bli lite filosofiska: Är det inte lite vackert att även internt, för den personliga utvecklingen, välmåendet och tryggheten, så har kommunikation potential att vara en så stor del av lösningen? Vi tycker det.

Söker du en plats att frodas på, eller längtar ditt företag efter en samarbetspartner som tror stenhårt på att välmående och goda resultat bygger på samma tankesätt? Hör av dig till oss så tar vi det därifrån!